15 razones para digitalizar el archivo de tu oficina

Conoce los beneficios de hacer tu archivo digital…

No cabe duda de que el archivo documental de una empresa es vital para los procesos y operaciones de la misma. Se trata de información necesaria para llevar a cabo transacciones y cotejar datos. En conclusión, el archivo es la columna vertebral de una empresa.

Cabe mencionar que tener este archivo en papel supone no solo un gasto, sino también un riesgo. Hoy por hoy, el 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras. Y es sabido que en caso de accidentes o desastres naturales, esta información puede ser la primera en destruirse.

Por otro lado, alrededor del mundo se realizan 1000 millones de fotocopias al día. Y es que la media de veces que se copia un documento es de 19.

Por estos motivos, conviene digitalizar el archivo de una oficina para volverla más eficiente, funcional y práctica. Si todavía no tienes un archivo digital en tu empresa, te damos 15 buenas razones para hacerlo:

El acceso a la información se vuelve rápido.

Es más fácil encontrar documentos gracias a las búsquedas optimizadas.

Es mucho más rápido y sencillo tomar información de diferentes documentos para crear uno nuevo.

El archivo puede ser respaldado, nunca volverás a perder un documento.

Compartir la información por correo electrónico es mucho más rápido que hacerlo por correo postal.

La información se conserva siempre, nunca sufre deterioros por tiempo o accidentes.

Puedes tener diferentes formatos del mismo archivo, según lo que necesites.

Gracias a la tecnología, es posible retocar imágenes de baja calidad.

Más de una persona puede consultar el documento a la vez sin necesidad de sacarle copias.

Se ahorra dinero en impresión y compra de papel.

Hay más espacio para albergar escritorios y computadoras en la oficina, en lugar de cajas llenas de papeles.

Es posible encriptar la información y que puedan acceder solo aquellos con previa autorización.

El archivo digital contribuye al cuidado del medio ambiente.

Propicia la depuración de documentos irrelevantes o antiguos.

Incrementa la productividad en los empleados al agilizar sus tareas del día a día.

Si quieres digitalizar el archivo documental de tu oficina, llámanos. Contamos con las mejores soluciones para tu negocio.

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