Hoy en día las empresas generan muchos documentos a diario, ¿sabes si tu documentación esta resguardada y organizada correctamente? Esto debido a que si alguna institución gubernamental o cliente te solicita información contable, fiscal, legal u otra, puedas encontrarla de forma rápida y sin complicaciones.
Para lograr esto, debes considerar almacenar tu documentación en una empresa especializada en gestión y almacenamiento de archivos, basada en un protocolo de protección y salvaguarda de documentos y así brindar la confianza que toda tu información importante esta segura.
Ahora bien, conozcamos algunos beneficios que te ayudarán a entender la importancia del almacenamiento de archivo en una organización:
PROTOCOLOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.
Un factor importante de una empresa que se dedica a la gestión de archivos, es que éstas pueden organizar detalladamente tu información (por fecha, cliente, tipo de documento, nombre de archivo, etc.).
Además, todos los documentos (que decidas archivar) se encontrarán compilados en un solo lugar, para no tenerlos distribuidos en diferentes áreas de la empresa o personas encargadas.
Otro punto a destacar es tener un inventario estratégico, para que conozcas en qué caja se encuentra cada archivo y así disminuir el tiempo de búsqueda de algún documento que requieras para consulta o extracción.
DOCUMENTOS A LA MANO.
La administración documental es tu mejor aliada para implementar un correcto almacenamiento en tu empresa. Un beneficio de los almacenes especializados es que llevan un proceso para administrar tus documentos en 4 sencillos pasos:
- Cuando generes documentación importante, basta con llamar para solicitar que ésta sea recolectada.
- Se elabora un inventario y se almacena en cajas, administrando los documentos como indiques (por clientes, tipo de documentos, importancia de cada documento, año, entre otros aspectos).
- Si necesitas consultar o extraer un documento puedes solicitarlo vía correo electrónico o por teléfono.
- Se programa y transporta la entrega física de los documentos que solicitaste, o bien se puede digitalizar y enviarlo vía correo electrónico. Finalmente se programa nuevamente la recolección en caso de volverla a resguardar.
ARCHIVOS CON SEGURIDAD, EFICIENCIA Y PRACTICIDAD.
Las implementaciones de estrategias de almacenamiento llevan a tu empresa al siguiente nivel, brindando reducción de tiempos, optimización de recursos y una excelente administración. Algunas caracterísiticas que debes considerar son:
- Construye una estructura de información y consulta.
- Resguardan y custodian los archivos de factores ambientales, errores de manejo humano y cualquier riesgo que pueda dañarlos.
- Practicidad al consultar documentación. Reduce el tiempo revisando cada documento, al tenerlos organizados en cajas inventariadas.
Ahora que conoces los beneficios, es momento que descubras AKeyword, una empresa que cuenta con el lugar y organización efectiva para mantener tus documentos resguardados y sin afectaciones climatológicas o riesgos externos que genere un problema administrativo en tu organización.
AKeyword ofrece diversas soluciones archivísticas, además analiza los protocolos archivísticos de sus clientes para garantizar la seguridad de los documentos, tanto interna, como de forma externa. No olvides que los archivos que conserve tu empresa son importantes, pues estos contribuyen al desarrollo de la responsabilidad interna, lo cual la llevará a seguir creciendo paulatinamente.
Con AKeyword queremos ser tu aliado en la gestión y administración de tus archivos y ayudarte a mantenerlos en las mejores condiciones, al alcance de tu mano en cualquier momento.
