15 razones para digitalizar el archivo de tu oficina

Conoce los beneficios de hacer tu archivo digital…

No cabe duda de que el archivo documental de una empresa es vital para los procesos y operaciones de la misma. Se trata de información necesaria para llevar a cabo transacciones y cotejar datos. En conclusión, el archivo es la columna vertebral de una empresa.

Cabe mencionar que tener este archivo en papel supone no solo un gasto, sino también un riesgo. Hoy por hoy, el 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras. Y es sabido que en caso de accidentes o desastres naturales, esta información puede ser la primera en destruirse.

Por otro lado, alrededor del mundo se realizan 1000 millones de fotocopias al día. Y es que la media de veces que se copia un documento es de 19.

Por estos motivos, conviene digitalizar el archivo de una oficina para volverla más eficiente, funcional y práctica. Si todavía no tienes un archivo digital en tu empresa, te damos 15 buenas razones para hacerlo:

El acceso a la información se vuelve rápido.

Es más fácil encontrar documentos gracias a las búsquedas optimizadas.

Es mucho más rápido y sencillo tomar información de diferentes documentos para crear uno nuevo.

El archivo puede ser respaldado, nunca volverás a perder un documento.

Compartir la información por correo electrónico es mucho más rápido que hacerlo por correo postal.

La información se conserva siempre, nunca sufre deterioros por tiempo o accidentes.

Puedes tener diferentes formatos del mismo archivo, según lo que necesites.

Gracias a la tecnología, es posible retocar imágenes de baja calidad.

Más de una persona puede consultar el documento a la vez sin necesidad de sacarle copias.

Se ahorra dinero en impresión y compra de papel.

Hay más espacio para albergar escritorios y computadoras en la oficina, en lugar de cajas llenas de papeles.

Es posible encriptar la información y que puedan acceder solo aquellos con previa autorización.

El archivo digital contribuye al cuidado del medio ambiente.

Propicia la depuración de documentos irrelevantes o antiguos.

Incrementa la productividad en los empleados al agilizar sus tareas del día a día.

Si quieres digitalizar el archivo documental de tu oficina, llámanos. Contamos con las mejores soluciones para tu negocio.

5 puntos que debes considerar antes de invertir en Private Equity

¿Tienes planeado invertir en una empresa? Asegúrate de que cumpla con las siguientes características…

 

El concepto de Private Equity se refiere a un tipo de actividad de índole financiera que consiste en la inversión que una entidad de capital riesgo realiza para adquirir el porcentaje mayoritario de las acciones de una empresa.

Por lo general, estas entidades buscan compañías que se encuentran ya muy estancadas, y que sin embargo, representan rentabilidad a futuro.

El objetivo principal del Private Equity va más allá de solo adquirir las acciones de un negocio, sino potenciarla para que crezca y tenga valor. Como se trata de una movida complicada, es importante que los inversionistas tomen en cuenta ciertos criterios de las empresas que planean ser compradas:

 

Oportunidad de crecimiento

Dado que las firmas de Private Equity adquirirán un porcentaje mayoritario de acciones, resulta lógico que la empresa en cuestión tenga muy buena oportunidad de crecimiento. Piensa si el negocio da cabida a nuevos productos, nuevas franquicias e incluso nuevos clientes.

 

Organigrama establecido

Es muy importante que la estructura de la organización esté bien establecida y funcione correctamente. Si este no es el caso, la firma de Private Equity deberá replantearse la inversión, dependiendo si está dispuesta a encontrar un reemplazo para el equipo.

 

Buen movimiento de capital

El movimiento de dinero debe ser estable y suficiente para cubrir con deudas y otras transacciones comunes en los proyectos de Private Equity (como liquidaciones, finiquitos, relocalizaciones, etc.).

 

Posibilidad de sumarse a tendencias

Es común que las firmas de Private Equity busquen compañías que se puedan beneficiar de tendencias, sobre todo tecnológicas.

 

Buen posicionamiento en el mercado

Quizás el punto más relevante. Al querer adquirir una empresa, es de suma importancia que ésta esté bien posicionada en el mercado y cuente con un modelo de negocio sustentable. Para detectar esto, es una buena idea descubrir la relación que el negocio tiene con sus clientes.

¿Estás pensando en invertir en una empresa? ¿O alguien quiere invertir en la tuya? Contáctanos, nuestros consultores en banca de inversión y finanzas corporativas te guiarán en este proceso.

5 tendencias del mercado laboral para 2019

¿Qué podrán esperar los trabajadores mexicanos para este nuevo año?

 

El 2018 fue un año lleno de cambios para México. El cambio de gobierno y las renegociaciones del TLCAN sin duda constituyeron dos hitos importantes para los diferentes mercados.

En el caso del mundo laboral, estos sucesos marcaron nuevas pautas para el siguiente año. Por este motivo, es importante conocer las tendencias que el mercado laboral en México seguirá en 2019.

A continuación, algunos de los puntos que hay que tomar en cuenta en materia laboral según la consultora Michael Page:

 

Perfiles especializados

No bastará con enlistar en un CV las aptitudes convencionales. El siguiente año, los reclutadores se sentirán más atraídos hacia aquellos perfiles con experiencia en liderazgo, visión de negocio y comunicación entre equipos.

 

Centros de Servicios Compartidos

Los también llamados CSC han crecido estrepitosamente en 2018, razón por la cual en 2019 será una tendencia. Sobre todo se requerirán profesionales en áreas de Finanzas, Operaciones Administrativas y Recursos Humanos.

 

Atención al cliente

Porque el cliente siempre es primero, se necesitan profesionales que brinden excelente servicio a los consumidores. Esto con el objetivo de retenerlos y satisfacer sus necesidades al 100%.

 

Áreas técnicas

Algunas de las áreas técnicas que proliferarán este nuevo año son las inversiones extranjeras, la automatización de procesos y la digitalización.

 

TI

Los departamentos de TI en las empresas mexicanas va a la alza, por este motivo se emplearán a expertos en ciberseguridad, migraciones y desarrollo y programación de apps.

¿Qué opinas sobre estas tendencias laborales para 2019? ¿Crees que tu empresa se sumará a alguna de ellas? Comparte este artículo en redes sociales y compártenos tu opinión…

¡Así se vivió la fiesta de fin de año de Grupo Administrategia!

Checa la galería del evento:

 

El pasado 7 de diciembre se llevó a cabo la posada de fin de año de Grupo Administrategia en el Rancho La Florecita, el cual fungió como el lugar ideal para montar una auténtica feria mexicana.

Los invitados arribaron al lugar antes de las 4:00 de la tarde, para presenciar un evento inolvidable en la plaza de toros del recinto. Varias personas se animaron a torear a una vaquilla, y hasta futbol jugaron con ella.

Más tarde, los colaboradores de las diferentes empresas de Grupo Administrategia pasaron a degustar tacos dorados, de pastor, alambre, longaniza, tlacoyos, tostadas, crepas, elotes, churros, nieve y bebidas preparadas.

Mientras la tarde caía, Sergio Hernández Weber ofreció un discurso de agradecimiento para todos, donde habló de los logros, experiencias y aprendizajes del Grupo de este 2018, preparando a todos para lo mejor este 2019.

También se entregaron reconocimientos a aquellos colaboradores que llevan 5, 10, 15 y hasta 20 años en la empresa.

Durante la fiesta se entregaron algunos premios, hubo un toro mecánico, una casa de terror y más tarde un grupo de salsa puso a todos los asistentes a bailar. Sin duda fue un día memorable para todos los que formamos parte de Grupo Administrategia. La forma perfecta para cerrar este año lleno de éxitos.

4 reportes financieros que debes hacer en tu empresa

¿Todavía no elaboras estos reportes en tu negocio? Te decimos por qué es importante que lo hagas…

 

Los reportes financieros constituyen herramientas muy útiles para todo tipo de compañía, sin importar su tamaño o giro. Son documentos que se elaboran con diferentes motivos, entre los cuales destacan temas de Compliance, confianza ante terceros (como clientes o inversionistas) y para alinear y optimizar aquellos objetivos que se plantearon a principios del año.

Lo cierto es que muchas empresas piensan que los reportes financieros son sinónimos de procesos tediosos y complejos. No obstante, realizarlos al cierre o al inicio del año ayuda a mantener un mejor control interno de la compañía. Aquí te contamos de 4 reportes financieros que deberías elaborar en tu negocio:

 

Estado de posición financiera

Se trata de un documento contable que muestra la situación financiera de una empresa (sin importar si es pública o privada) durante un periodo determinado. En este documento se detalla la comparación entre el activo, el pasivo y el capital contable (también conocido como patrimonio).

 

Estado de resultados

Como su nombre lo indica, este reporte informa los ingresos obtenidos en el año. Ciertamente, el documento considera los gastos realizados, para descubrir si hubo pérdida o ganancia.

 

Estado en cambios en el patrimonio neto

Aquí se establecen los cambios que se produjeron durante un tiempo determinado en el monto que compone el patrimonio neto. Asimismo, se indican los motivos que suscitaron dichas variaciones.

 

Estado de flujo neto

Este documento muestra con detalle las entradas y salidas de efectivo. Aquí se contemplan desde gastos de operación y salarios hasta inversiones e ingresos. Con base en este reporte, se predicen futuras fluctuaciones de efectivo y se planean movimientos como compras, nuevos puestos, deudas y expansiones.

Con el objetivo de minimizar errores, mantenerse actualizado en temas de NIF e IFRS, y tener la información financiera correcta, conviene delegar esta tarea a expertos. Contáctanos si necesitas realizar reportes financieros en tu empresa.

La importancia del Marketing Digital en las empresas

“Habrá dos tipos de negocios en el siglo XXI: aquellos que estén en internet y aquellos que ya no existan” – Bill Gates.

 

En cualquier Plan de Negocios destaca el capítulo de “Ventas y/o Publicidad”. Se trata de un punto importantísimo para las empresas, ya que constituye la manera en la que ésta se dará a conocer y atraerá a sus clientes.

Dentro de las estrategias de Marketing en las marcas, destacan ejemplos de publicidad tradicional (spots de radio, comerciales televisivos e incluso espectaculares). Si bien este método es efectivo, lo cierto es que hoy por hoy, resulta imprescindible que una marca tenga presencia en digital.

Bill Gates lo planteó muy bien: Si no estás en internet no existes. Y es que los consumidores han pasado de ser pasivos y receptores a convertirse en entes dinámicos, participativos, informados y exigentes. Todo esto gracias a la digitalización.

La clave es simple, y la vez complicada: Hay que llegarle al consumidor en donde esté. ¿Y dónde está? Navegando en páginas web, descargando apps, checando correos, alimentando sus redes sociales… Es aquí donde conceptos como SEO, SEM y UX comienzan a emerger y cosas como GIFS, videos e infografías empiezan a llenar las pantallas.

“El contenido es el rey” es una frase que hemos escuchado más de una vez. Y mientras se trata de una frase precisa, también es importante considerar el contexto. Esto se logra a través de profundas y detalladas investigaciones, donde se estudian aspectos como la competencia, las fortalezas y las debilidades de la marca.

Después se elabora una estrategia 360°, que contempla página web, posicionamiento en buscadores, redes sociales y campañas de publicidad online. Después viene la ejecución y por último (y más importante) viene el análisis.

La ventaja del Marketing Digital es la precisión de su análisis. A diferencia de la publicidad tradicional, en digital es posible segmentar y medir TODO. ¿Quieres un anuncio dirigido a hombres de 20 a 30 años que gusten del golf? Hecho. ¿Quieres saber quién vio tu video por más de 10 segundos? Hecho. Con esta información es posible optimizar las estrategias para posicionarse mejor y conseguir más leads.

Si todo esto suena muy especializado es porque lo es. Por eso conviene confiar en expertos que conozcan el mundo digital y estén actualizados con las últimas tendencias. Si quieres ver a tu empresa en internet o quieres mejorar tu presencia en buscadores o redes sociales, contáctanos. Nosotros podemos ayudarte.

3 cosas que tus empleados pueden hacer a través de un Sistema ERP

Además de mejorar el funcionamiento interno de tu empresa, un Sistema ERP puede mejorar la experiencia cotidiana de tus empleados. Descubre aquí cómo:

 

Más que una tendencia o una moda, la tecnología se ha convertido en una estrategia vital cuando se trata del funcionamiento interno de una empresa. Y es que cada vez son más las compañías que optan por automatizar sus procesos y operaciones con el objetivo de ahorrar no solo tiempo, sino también recursos.

Tal es el caso de los sistemas contables, esos softwares que funcionan en la nube y que ayudan a gestionar temas como la tesorería, las cuentas, la nómina y los proveedores; todo en una sola plataforma.

Lo cierto es que además de suponer una gran ayuda para la administración de una empresa, los sistemas ERP también mejoran la experiencia de los empleados. Así que si estás pensando en adoptar un software contable para tu negocio, debes saber que también es una buena adquisición para tus colaboradores. Aquí te decimos 3 ventajas que ellos agradecerán:

 

Recibos de nómina

En lugar de perder tiempo solicitando sus recibos de nómina timbrados al área de nómina, tus empelados podrán consultarlos a través de la plataforma a cualquier hora y desde cualquier dispositivo. Así, los tendrán a la mano para cualquier trámite o aclaración.

 

Viáticos

Para aquellos colaboradores que realicen viajes o utilicen fondos empresariales para su transportación, está la opción de gestión de viáticos en los sistemas ERP. Lo único que deben hacer es comprobar sus gastos con recibos o archivos XML. Lo mejor es que en el sistema podrán recibir notificaciones sobre el status de sus facturas.

 

Vacaciones

Para que no exista ningún tipo de malentendido, los empleados que tengan acceso al software podrán ver todo lo relativo a sus vacaciones. Podrán ver cuántos días les quedan en el periodo, así como solicitar sus próximas vacaciones y recibir aprobación.

El principal beneficio de un sistema ERP es que funciona en la nube, lo cual quiere decir que no requiere de instalaciones pesadas y tardadas. Consiente a tus empleados con nuestro software y comprueba su eficacia por ti mismo. Contáctanos para solicitar una prueba.

Cómo fusionar y adquirir empresas sin morir en el intento

El secreto es que las compañías sean compatibles (aun cuando no lo son).

 

En 2017, Amazon adquirió Whole Foods con el objetivo de ir más allá de su modelo de e-commerce y vender alimentos y otros productos de supermercado mientras recolectaban datos de sus compradores. Todo parecía ir de maravilla, hasta que un año después en las tiendas de Whole Foods los empleados comenzaron a expresar su descontento con los cambios de Amazon. ¿Qué sucedió?

Aunque el proyecto de M&A (Mergers and Acquisitions) hacía sentido al principio, lo cierto es que ambas compañías olvidaron investigar la compatibilidad de sus culturas antes de fusionarse.

En un estudio realizado por Harvard Business Review, donde recolectaron información de 4,500 fusiones internacionales de 32 países entre 1989 y 2013, descubrieron que aquellas culturas incompatibles vieron su retorno de activos disminuir 0.6% durante los tres primeros años después de la fusión (lo cual equivale en promedio a $200 millones de dólares al año).

Sin embargo, cuando esta incompatibilidad se detecta temprano, existen pasos que las empresas pueden seguir para encontrar armonía entre sus culturas. Aquí los puntos que Harvard Business Review recomienda:

 

Prepárate para negociar

Aunado a negociar precios de productos y otros temas de índole financiera, es necesario que los dos negocios estén dispuestos a conciliar para comulgar en una nueva cultura. Es aquí cuando las compañías deben hablar sobre control interno, políticas de empleados, procesos, prácticas, etc.

 

Arma un acuerdo prenupcial

Parecido al matrimonio, el M&A constituye un contrato donde las dos partes deben comprometerse a ciertas cosas. Hay que poner por escrito todos los cambios e implementaciones que habrán, desde lo más simple hasta lo más complicado. Por ejemplo, cuando Disney compró Pixar, se decidió que los empleados de Pixar podían no firmar contrato con Disney, podían decorar sus cubículos como quisieran y podían continuar con su competencia anual de aviones de papel.

 

Justifica los cambios

Una de las razones por las que los empleados de Whole Foods no estaban satisfechos con los cambios, fue porque nunca se los explicaron. Una vez que hayan aterrizado todo en papel, ambas empresas deben buscar el tiempo para reunirse con sus colaboradores e informarles de las nuevas implementaciones, así como los motivos de éstas.

 

Sé amigo del “a prueba y error”

Es posible que sobre la marcha, haya que hacer algunos ajustes en cuanto a la estrategia de integración. Es completamente válido y hasta recomendable. Aquí es importante analizar tanto la satisfacción de los empleados como la de los clientes, pues solo así las empresas sabrán si su fusión está haciendo sentido.

¿Tienes en mente un proyecto de M&A? En Grupo Administrategia contamos con expertos en fusiones y adquisiciones que te guiarán en esta importante decisión para tu empresa. Contáctanos, nuestros consultores están para ayudarte.

Fuente: Harvard Business Review

¿Cuáles son las diferencias entre el arrendamiento puro y el arrendamiento financiero?

Conoce los beneficios que brindan estos tipos de arrendamiento.

 

Arrendar significa ceder a una persona un bien, un mueble o un inmueble para que goce de él durante un periodo de tiempo a cambio de una cierta cantidad de dinero. Lo cierto es que existen diferentes tipos de arrendamiento, que brindan beneficios financieros, fiscales y operativos, no solo a personas físicas sino también morales.

Optar por arrendar cosas como automóviles o equipos de cómputo resulta una movida inteligente para empresas. La razón principal es que estos bienes se pueden rentar por el tiempo que sea necesario y el gasto es 100% deducible de impuestos. Además, es posible modernizar los modelos o los equipos después de que los contratos acaban. Por último, es común que al arrendar encuentres bienes a precios menores que su valor real.

Así que si estás pensando en el arrendamiento como una opción para tu empresa, conoce los tipos que existen y decide cuál es el mejor para tu negocio:

 

Arrendamiento Puro

El arrendamiento puro se define como una renta, pues el pago se hace mensual durante el periodo de tiempo que ambas partes definan en un contrato. Es ideal para pequeñas y medianas empresas que solo necesitan el bien por un tiempo, ya que al finalizar el contrato, el bien tiene que devolverse. Sin embargo, siempre está la opción de renovar el contrato.

 

Arrendamiento Financiero

El arrendamiento financiero es bastante similar al puro, la única diferencia es que al finalizar el contrato, el bien es adquirido por el arrendatario. Por este motivo, los pagos mensuales se toman a cuenta del precio final del bien. En este caso, el arrendatario se vuelve el propietario fiscal, por lo que puede registrar en su balance el activo fijo de las leyes de impuestos (IVA e ISR). Asimismo, contará con los beneficios contables del bien adquirido, como la depreciación en relación al tipo de activo.

 

Beneficios de arrendar:

  • Rentas deducibles al 100%.
  • No se descapitaliza.
  • Disponibilidad inmediata del bien.
  • Mayor flujo de efectivo.
  • Operación fuera de balance.
  • Flexibilidad de plazos.
  • No afecta el grado de apalancamiento.
  • Menores gastos de mantenimientos.

En Grupo Administrategia ofrecemos ambos servicios de arrendamiento. Contáctanos y dinos qué tipo te interesa para tu empresa y comienza a ver los beneficios que arrendar traerá para ella.

Boletín Informativo: Prórroga del Dictamen del IMSS

El IMSS otorga ampliación del plazo para la presentación del dictamen de Seguro Social.

 

A través de comunicado No. 242/2018 el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), otorga una ampliación del plazo para la presentación del dictamen para efectos del seguro social a través del Sistema de Dictamen Electrónico (SIDEIMSS). El nuevo plazo para la presentación del dictamen del ejercicio fiscal 2017, se extiende al 15 de octubre de 2018.

Esta medida se toma en atención a las diversas peticiones recibidas por los diferentes actores involucrados en la presentación del dictamen del ejercicio fiscal 2017, y considerando los requerimientos tecnológicos y administrativos que involucran a los patrones, sus representantes legales y los contadores públicos autorizados.

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