Cómo tener reuniones relevantes y eficientes en 5 pasos

Algunos consejos para tener reuniones exitosas de trabajo, y no perder tiempo en temas irrelevantes…

El tiempo es oro, y más en las empresas, donde las horas que un empleado pierde haciendo tareas innecesarias puede ser fatal para la organización y su desarrollo. Tal es el caso de las reuniones, las cuales en ocasiones en lugar de aportar, pueden quitarle tiempo valioso a los colaboradores.

Se estima que el 51% de los empleados piensa que van muy seguido a juntas que son irrelevantes para ellos. Es por esto que es necesario planear con anticipación una reunión laboral, para que además de concisa, sea fructífera para todos los asistentes. Aquí 5 pasos para tener juntas exitosas, eficientes y relevantes:

Ten un objetivo claro

Antes de convocar una reunión pregúntate: “¿Para que es esta reunión?”. Muchas veces existen algunos puntos que pueden ser explicados por llamadas o Skype. Si es necesario que reúnas a la gente presencialmente, pregúntate: “¿Quiénes deben asistir a la reunión?”. Solo convoca a aquellos a quienes le sea relevante la temática. Y si existen personas a las que solo les incumbe un tema, cítalas durante la primera parte de la junta para que puedan retirarse y continuar con sus tareas del día a día.

Reduce longitud

Google tiene una regla para sus reuniones: no pueden durar más de 30 minutos. Sin duda no es una regla categórica que le va a aplicar a todas las empresas, pero sí trata de que no duren mucho y solo se vean los temas que son importantes.

Elige el método correcto

Piensa en tu audiencia y con base en eso y la información que quieres dar a conocer, elige tu tipo de presentación. Quizás no sea necesario ningún material adicional, pues solo quieres hablar. O tal vez necesites mostrar gráficas, por lo que necesitarás un proyector o pantalla. O puede ser que lo mejor sea un pizarrón, si lo que se verá en la junta será una lluvia de ideas…

Sé abierto con las conexiones remotas

En ocasiones puede ser complicado lograr que muchas personas coincidan en una fecha y horario, sobre todo cuando se tienen reuniones con personas de otras empresas u otros husos horarios. Sé flexible y deja que estas personas puedan conectarse remotamente. Eso sí, definan desde antes por qué plataforma van a conectarse, y hagan pruebas de video y audio antes de la junta.

Planifica temas con tiempos

Escribe una minuta con los temas a tocar, y otórgale tiempo a cada uno. Trata de apegarte a éste lo más que puedas. Y si es necesario, contempla un tiempo al final para dudas.

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