Algunas prácticas para mejorar la forma en la que archivas en tu empresa.
Archivar es una de las prácticas con más impacto dentro de una empresa. Y es que se trata de la forma en que se guardan, organizan y clasifican los documentos vitales para el buen funcionamiento de una organización.
Lo cierto es que no basta con apilar carpetas y acomodarlas por orden alfabético, se trata de una tarea que requiere de ciertas acciones que mejoran la administración y control no solo de los archivos, sino también de los procesos y operaciones que dependen de ellos.
¿Cuáles son los beneficios de implementar buenas prácticas archivísticas en tu empresa?
- Acceso inmediato a tu información.
- Ahorro de espacio y tiempo.
- Reducción en costos de operación.
- Establecimiento de vigencias.
- Obtención de bases de datos.
- Evitar la pérdida de documentos.
Si buscas aplicar acciones que resulten en un archivo veraz, eficiente y funcional, pon atención a estas cuatro maneras de optimizar el archivo de tu oficina:
Guarda y custodia
Considera acudir a expertos que resguarden tus archivos legales, contables y fiscales. Una ventaja es que si lo haces, estarás cumpliendo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
Administración documental
Para los demás documentos, conviene que busques a especialistas que te ayuden a mejorar la organización, catalogación y destino de tu información. Además, te darán asesoría en la legislación archivística actualmente vigente.
Baja documental
Deshacerse de archivos también forma parte de las prácticas archivísticas, pues determinan los plazos de conservación de los documentos. Encuentra a una empresa que comprenda tus valores institucionales y fije vigencias basadas en los requerimientos legales y las necesidades de tu negocio. Con ellos, tendrás la garantía de la destrucción de información de manera confidencial.
Digitalización
Al vivir en la era digital, resulta imprescindible que tu empresa se sume a la vanguardia tecnológica. Es por esto que es importante que consideres que especialistas escaneen tu acervo físico y administren esa información de acuerdo a tus necesidades a través de sistemas de consulta. El mayor beneficio de adoptar esta práctica es que no existe límite de digitalización, puedes escanear cualquier volumen documental.
En Grupo Administrategia ofrecemos un servicio integral de gestión documental que incluye todas las acciones enlistadas. Deja que nuestros expertos resguarden y administren el acervo que es fruto de tus procesos y que propician la toma inteligente de decisiones. Nosotros nos aseguraremos de conservar la integridad de tus expedientes, y así reducirás el volumen de archivo para aprovechar tu espacio de trabajo. Contáctanos para comenzar a archivar tus documentos.